Výkon spisové služby
Zahrnuje řádný příjem, evidenci rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a jejich vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto procesů.Spisová služba má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu (název spisové služby je odvozen od slova spis, tedy soubor dokumentů). Přičemž dokumenty mohou být jak analogové (spisová služba v listinné podobě), tak digitální či elektronické (elektronický systém spisové služby), případně i předmětových.Povinně musí vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále „eSSL“) zákonem stanovení veřejnoprávní původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město …
Co to je spisovna : Spisovna (také registratura) je místo „určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení“. Je to tedy místo, kam původce ukládá svoje spisy poté, co prošly svým životním cyklem a byly vyřízeny.
Jak má vypadat podací razítko
Podací razítko. Jedná se o datumové razítko – datum je již obsaženo v těle razítka, základní otisk je kompletně v černé barvě, na přání je ale možno zhotovit i dvoubarevné (modrý text + červené datum – viz náhled). Pokud si přejete vlastní grafiku, stačí ji jen nahrát.
Jak vést spisovou službu : Spisovou službu jako evidenci lze vést v podacím deníku (do konce roku 2025 – poté platí povinnost přejít na elektronickou evidenci), což je listinná kniha příchozích, odchozích a vlastních dokumentů, nebo mnohem jednodušeji v systému elektronické spisové služby (eSSL), které obsahuje například ucelené řešení TESS …
Spisovna – Jedná se o místnost, ve které jsou uloženy dokumenty čekající na skartaci (případně na uložení do archivu). Prostory spisovny musí být řádně odvětrávány a musí zde být zachovaná stálá vlhkost a teplota. Vnitřní vybavení musí mít z nehořlavých materiálů.
Liší se od spisovné češtiny, která je v neformálním hovoru většinou vnímána jako nepřirozená. Obecná čeština není kodifikována, a vyvíjí se proto rychleji a plynuleji než spisovný jazyk. Některé prvky obecné češtiny mohou časem proniknout do spisovné vrstvy jazyka.
Co patří do spisovné češtiny
Spisovný jazyk
Ve spisovném jazyce se píší knihy, noviny, časopisy, využívá se v televizi, rozhlase, ve školách, na úřadech atp. Je to tedy jazyk, který má svá kodifikovaná pravidla, je velmi rozvinutý a bohatý. Za jeho součást lze považovat i hovorovou češtinu, což je mluvena podoba spisovného jazyka.Razítka se vyrábí v přístroji, kde dochází k osvícení speciální gumy s rozlišením 1200dpi. Takto osvícená hmota se vloží do razítkového strojku a dojde k prosáknutí inkoustu skrze hmotu, tímto se vytvoří otisk na papíře. Razítko se neotáčí uvnitř, ale pouze se otiskne přímo na papír.(5) Podací razítko obsahuje vždy: a) název určeného původce, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů a e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost …
Je to každý subjekt, který má podle zákona č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Co zahrnuje spisovný jazyk : Spisovná čeština představuje reprezentativní podobu národního jazyka, která má kodifikovaná pravidla (gramatiku, pravopis, výslovnost) a slovní zásobu. Používá se především při různých oficiálních příležitostech, v písemných projevech a při školní výuce. V běžné, každodenní komunikaci může působit nepřirozeně.
Jak poznat spisovné slovo : Spisovná slova se používají ve škole, v knihách a formálních situacích (například při rozhovoru s panem ředitelem nebo s úředníkem). Nespisovná slova jsou taková, která slyšíme v běžné řeči, ale nejsou považována za správná v psaní nebo ve formálních situacích.
Co se dává na razítko
Zejména je důležité IČP číslo. Jedná se o identifikační číslo pracoviště nebo lékaře. IČP má shodných 5 znaků s IČZ (identifikační číslo poskytovatele zdravotních služeb). Zároveň je důležité mít na razítku jméno lékaře, kontaktní adresu či telefon.
Náležitosti razítka pro živnost (OSVČ) nejsou žádnou právní normou upraveny (vyjma razítek se státním znakem, kulatých autorizačních razítek atd.). Každý si může zvolit, co chce mít na razítku uvedeno. Mezi základní a nejběžnější údaje na razítkách patří název firmy, obor podnikání, adresa, IČ, DIČ a popř. telefon.Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Zápis obsahuje pořadové číslo dokumentu, datum doručení, odesílatele dokumentu (případě, že se jedná o vlastní dokument), číslo jednací odesílatele, počet listů dokumentu a počet listů příloh, stručný obsah dokumentu.
Kdo musí mít spisový a skartační rád : Organizace veřejné správy jako obce a jejich úřady, ale také školy, či další příspěvkové organizace a instituce, jsou nuceny na základě zákona o archivnictví a spisové službě, k řádné správě těchto tzv. úředních dokumentů.