Povinně musí vykonávat spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále „eSSL“) zákonem stanovení veřejnoprávní původci: organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město …Všechny dokumenty se musí skartovat podle skartačního řádu, což je vnitřní předpis jakékoliv společnosti vydaný původcem dokumentů stanovující výkon spisové služby. Když se to řekne jednoduše: skartační řád určuje, kdo v podniku má na starosti skartaci, a jak se má správně provádět.Podací razítko. Jedná se o datumové razítko – datum je již obsaženo v těle razítka, základní otisk je kompletně v černé barvě, na přání je ale možno zhotovit i dvoubarevné (modrý text + červené datum – viz náhled). Pokud si přejete vlastní grafiku, stačí ji jen nahrát.
Co musí obsahovat spisový rád : Spisový řád musí obsahovat podmínky podepisování včetně podmínek používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka a podmínky používání úředních razítek. Vedle základních ustanovení spisového řádu může být odkázáno např. na podpisový řád.
Co musí splňovat spisovna
Spisovna – Jedná se o místnost, ve které jsou uloženy dokumenty čekající na skartaci (případně na uložení do archivu). Prostory spisovny musí být řádně odvětrávány a musí zde být zachovaná stálá vlhkost a teplota. Vnitřní vybavení musí mít z nehořlavých materiálů.
Co patří do spisové služby : Výkon spisové služby
Zahrnuje řádný příjem, evidenci rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a jejich vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto procesů.
Lhůta archivace začíná běžet 1. ledna následujícího roku od vyhotovení dokumentu nebo spouštěcí události (např. podepsání spisu nebo uzavření smlouvy).
Skartace probíhá v hlídaném areálu, zde je provedena nejprve vykládka dokumentů a následně samotná skartace v bezpečně uzamčené místnosti. Skartovaný materiál je následně promíchán a slisován. Takto upravený papír je předán jako druhotná surovina k dalšímu zpracování.
Kdy se dává kulaté razítko
Pravidla pro použití kulatého razítka
Chcete-li při výkonu své činnosti používat kulaté razítko, měli byste jej použít pouze na dokumenty osvědčující důležité skutečnosti (je však možné na nich použít i podélné razítko). Jedná se například o odborná stanoviska, o osvědčení o absolvování školení.Vyberte nástroj Vybrat v horní části panelu Podokno a klikněte pravým tlačítkem myši na razítko. Klikněte na příkaz Upravit a pak na příkaz Vyjmout, Kopírovat, Vložit nebo Odstranit, kterým razítko vyjmete, zkopírujete, vložíte nebo odstraníte, nebo na příkaz Vybrat vše, kterým vyberete všechny objekty na stránce.Nejprve archivujte, pak vyřazujte. Dle Zákona o archivnictví a spisové službě se skartací rozumí vyřazení nepotřebných dokumentů. A takto vyřazené dokumenty mohou být archivem určeny ke zničení, případně i k předání a trvalému uložení do archivu.
Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat
| Typ dokumentu | Lhůta |
|---|---|
| stejnopisy evidenčních listů | 3 roky |
| účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví | 5 let |
| účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy…) | 5 let |
| účetní knihy | 5 let |
Jak funguje spisová služba : Spisová služba je evidenční nástroj pro řízení a správu úředních agend v organizaci. Do evidence se zapisují příchozí, odchozí a vlastní dokumenty a spisy úředních agend pracovišť a odpovědných pracovníků (tj. zpracovatelů), kteří dané případy úředních jednání postupně vyřizují.
Který zákon se týká ještě uchovávání tisků a spisové služby : Povinnost vést spisovou službu a pravidla pro skartační řízení upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ten ukládá určeným původcům vést spisovou službu a povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.
Jak probíhá skartační řízení
Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. Komunikace s příslušným archivem (předložení skartačního návrhu, zpětné vyjádření archivu, předání archiválií…) probíhá ve formě "papíru".
Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.Razítko ani podpis nejsou zákonnou povinností podnikatele, podnikatel není povinen je používat v obchodním či úředním styku a faktura bez těchto náležitostí bude platná.
Kdo má kulaté razítko : Ačkoliv se někdy úřednímu razítku říká zjednodušeně „kulaté razítko“, nic nebrání jiným osobám, aby používaly takové kulaté razítko, které státní znak neobsahuje – například firemní, poštovní, turistické atd. Kulatý tvar je výslovně předepsaný pouze pro úřední razítko státního orgánu.